Gouvernance des données : les 3 erreurs à éviter
Nous organisons tous depuis longtemps notre activité pour utiliser au mieux nos données.
Nous utilisons notre téléphone pour garder nos contacts plutôt que de les apprendre par cœur, nous mettons de côté – digitalisons les documents administratifs importants, nous achetons des anti-virus, entre autres.
Tout cela constitue ce grand mot de la gouvernance des données. Tout ce qui touche à la préservation et à l’utilisation efficace de nos données. Pour cela, il faut s’organiser. S’organiser pour : bien protéger les données, pour les rendre disponibles, pour les échanger, pour en discuter, pour les exploiter, pour les améliorer.
Nous avons donc toutes et tous de l’expérience en gouvernance des données.
Et qui pourtant dirait qu’il ou elle est à l’aise avec le sujet ? Pas grand monde.
Parce que le sujet est très large et transverse à toute la structure de nos organisations.
Il nécessite des liens de collaboration très forts entre des services parfois très éloignés, et que la rentabilité des investissements en gouvernance des données n’est pas toujours évidente.
Erreur n˚1 - Oublier le ROI : la gouvernance pour le régulateur
Le standard du comité de Bâle BCBS239 ouvre la voie en 2013 à une série de réglementations qui occupe encore aujourd’hui le secteur financier et d’autres. GDPR suivra par exemple. Pour avoir travaillé personnellement sur ces sujets auprès de clients, je sais que ces réglementations étaient essentiellement subies, et que la pression réglementaire étant si forte qu’il était très rare que l’on s’interroge sur les gains financiers que leur implémentation pouvait apporter.
En résumant très rapidement, BCBS239 incite à constituer une organisation du traitement des données (qui peut, ou doit faire quoi) pour permettre la lisibilité et la qualité des données. Prenons un exemple. Si ma société doit fournir au comptable toutes les pièces permettant une estimation de la TVA due…
Chaque trimestre, puis-je travailler à la main avec une phase de collecte qui commence quelques semaines avant l’échéance ? Ou est-il intéressant d’investir dans une solution (software) et une organisation (rappel et relances à tous les salariés) qui me permettent d’établir rapidement les documents, voire faire des estimations intermédiaires ?
La réponse est dans le ROI bien sûr. Combien me coûterait la mise et l’opération en place d’une solution et combien me coûte le traitement actuel.
Nous conseillons même d’aborder la gouvernance des données à travers le prisme du ROI. Avez-vous le plus d’intérêt à commencer ou continuer ?
Erreur n˚2 - Se tromper de cible : confondre gouvernance et dictionnaire
Il existe nombre de recommandations d’organisation des rôles et responsabilités pour assurer une gouvernance des données. Il existe aussi des outils de dictionnaire, de lignage de la donnée. On est donc facilement tenté de suivre un bel exemple d’organisation : data ower, steward, analyst, etc. et d’installer un outil moderne, puis de se conformer à ces usages.
Par expérience, la difficulté de la gouvernance ne réside pas réellement dans la complexité du modèle d’organisation cible, ou de la maintenance du dictionnaire, mais dans la nécessité d’établir des collaborations fortes entre des équipes séparées par une gouvernance d’entreprise de plus en plus rigide.
Lorsqu’on établit un rôle en spécifiant « le data steward est responsable de la qualité de la donnée sur tel ensemble de données » mais que cette personne n’est pas hiérarchiquement liée aux producteurs des données, et qu’aucun mécanisme incitatif n’a été mis en place pour qu’ils améliorent leurs saisies, on tombe rapidement dans une situation frustrante et inefficace.
Nous conseillons d’aborder la gouvernance par itérations, en testant comment, localement dans l’organisation, on arrive à créer des liens entre les équipes pour faire avancer leurs sujets communs et identifier les rôles nécessaires et les outils à mettre en place : réunions collégiales, incitatifs, discussion des contraintes, impacts des reportings à la direction, etc.
Erreur n˚3 - S’ennuyer à mourir, préférer l’IA
La gouvernance des données traîne malheureusement une image terne et grise de conseiller funéraire, contrairement à son cousin l’IA, surfeur à chemise hawaïenne. Nous savons que beaucoup d’entreprises ont mis de côté ou réduit leurs activités de gouvernance des données en 2024 pour être sûr de ne pas rater le coche de l’IA.
Au-delà du bien-fondé de cette approche, et du garbage in / garbage out, je trouve personnellement le sujet de la gouvernance des données absolument passionnant. Il s’agit essentiellement de transformation d’entreprise, de créer de nouvelles relations entre les équipes et les personnes, de s’intéresser aux différentes activités de l’entreprise, et de générer de la valeur très rapidement et régulièrement. Améliorer la gouvernance, c’est améliorer la qualité des données, améliorer les décisions, et permettre l’innovation.
Nous conseillons de créer une communauté Data Gouvernance ou d’étendre la communauté Data aux problématiques de gouvernance afin de :
- communiquer régulièrement sur les initiatives en cours et donner la parole à ceux qui produisent et ceux qui utilisent la donnée,
- informer sur la mise en place de nouveaux rôles, sur les ROI constatés.
Cela sensibilise et crée une culture d’entreprise, tout en donnant de la visibilité aux acteurs du processus.
La gouvernance des données est pour nous, et avant tout, un levier de valorisation des données, le socle conceptuel de l’amélioration continue et de l’innovation d’une entreprise. Débutant ou avancé dans cette transformation, toute l’équipe UFO² se tient à votre disposition pour discuter de votre situation : vous écouter, vous conseiller et vous accompagner.
Pierre-Antoine Dhonte
Head of Data UFO² Consulting
